UNIVERSE - SYSTEM PLANOWANIA PRACY
Nasza firma nie tylko tworzy strony internetowe. Budujemy również programy i aplikacje webowe dla firm.
W tym artykule krótko opiszemy i przedstawiamy funkcjonalności naszego systemu który:
- pomaga efektywniej i szybciej wykonować zadania w zespole scrumowym, oraz pozwala na zarządzanie klientami, projektami, oraz rentownościom pracy w firmie
Czym jest Universe?
Tradycyjne spisywanie zadań czy planów do wykonania przy ich natłoku w dzisiejszych czasach w notesie, kalendarzu czy notatniku elektronicznym jest nieefektywne. Na rynku powstało wiele programów, które pomagają organizować czas pracy. Nasza firma idąc z duchem czasu również postawiła na taki system. Naszą inspiracją była praca Scrum, którą modyfikujemy i dostosowujemy pod siebie, potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoliłoby organizować naszą pracę. To wtedy wpadliśmy na pomysł by zamiast korzystać z narzędzi takich jak Trello, Nozbe czy JIRA napisać swoje oprogramowanie i dostosować je do swoich potrzeb.
Przedstawiamy Państwu Universe.
Zarządzanie Klientami
Prowadzenie projektów
Planowanie zadań
...
Klienci
Baza Klientów, historia pracy, zarządzanie
Nasz system umożliwia tworzenie bazy Klientów do których później możemy przypisywać projekty, zadania. Tak przynajmniej na początku wyglądał dział Klientów w Universe zanim wpadliśmy na pomysł by rozszerzyć go o takie funkcjonalności jak: dodawanie oraz zarządzanie kontaktami i adresami, dodawanie Faktur, automatyczne przypomnienia o płatnościach, automatyczne informacje o zakończonych zadaniach dla danego Klienta. Dobrym rozwiązaniem również jest system notatek przypisywanych do Klienta, gdzie pracownicy mogą opisywać jakie działania podejmowali z Klientem, tak by tworzyć historię kontaktu, aby w razie przejęcia Klienta przez inny zespół, można było szybko i bez problemu wdrożyć się w dany projekt.
Projekty
Grupowanie zadań i przypisywanie ich do Klientów
Jedną z najważniejszych opcji jest możliwość tworzenia projektów i przypisywania ich do Klientów. Każdy projekt posiada możliwość wprowadzenia budżetu, oraz kosztów. Project Manager może oszacować i wprowadzić maksymalny czas (h) jaki przewiduje na pracę przy projekcie, ustawić stawkę godzinową (PLN, €) i zarządzić czy projekt ma wliczać się do rentowności w firmie, czy jest to projekt poboczny.
Użytkownicy
Prowadzenie Klienta, projektu. Organizacja pracy i wykonywanie zadań
Universe pozwala na dodawanie nielimitowanej ilości pracowników, których później można przypisywać do wykonywania zadań. Każdy użytkownik posiada swoje konto, swoją tablicę z zadaniami. Użytkownicy posiadają jedną wspólną tablicę z zadaniami, ale także mogą tworzyć swoje prywatne wątki.
Bardzo dobrym rozwiązaniem okazało się utworzenie board'a w taki sposób, że w zależności od użytkownika to samo zadanie może być inaczej oznaczone. Przykładowo jeśli użytkownik zgłosił błąd i osoba wykonująca zadanie je wykona i wrzuci w status sprawdź, to jej się zadanie "wyszarzy" w kolumnie CHECK, a dla użytkownika zgłaszającego zadanie będzie się podświetlać. Takim oto zabiegiem zadania w kolumnie CHECK posiadają umowny status "wysłane do sprawdzenia" oraz "do sprawdzenia przeze mnie".
Zadania
Kategoryzacja, ustalanie priorytetów i harmonogram pracy
W platformie Universe rozróżniamy kilka podstawowych typów zadań: Zadanie, Wycena, Płatność, Błąd, Rozbudowa, Spike.
Każde z zadań posiada swoje osobne parametry. Do każdego zadania możemy przypisać osobę wykonującą oraz wyznaczyć opiekuna zadania (zgłaszający).
Najważniejsze funkcje:
- nadawanie priorytetu zadaniom
- możliwość ustawienia różnych statusów w zależności od potrzeby
- estymacja czasowa każdego z zadań
- ustawienia deadline
- dodawanie rozbudowanych opisów zdjęć
- możliwość dodawania listy zadań + oznaczania ich dodatkowo labelką z kolorem
- dodawanie załączników do zadania
- komentarze zadań
- ustawienia kosztów zadań, oraz kwoty budżetu
- historia wąku (wszystkie operacje jakie były wykonywane)
- oznaczanie wątków jako opłacone w całości lub częściowo
etc.
Powiadomienia
Wiadomości email i przypomnienia systemowe
System posiada wiele rodzajów powiadomień. Po zalogowaniu użytkownicy widzą najważniejsze powiadomienia, oraz wszystkie informacje co się działo od ich ostatniego logowania. Universe również wysyła szereg informacji na email do interesariuszy między innymi info o zmianie statusu wątku, komentarze, przypomnienia o terminach etc.
Oprócz automatycznych wiadomośći istnieją takie funkcjonalności jak np. Ping na karcie zadania, który pozwala na wywołanie osoby mailowo do przedstawienia statusu prac bez konieczności pisania komentarza. Przydatne zwłaszcza kiedy chcemy bezosobowo dopytać na jakim etapie są prace.
Dodatkowe integracje
Automatyzacja działań w firmie
Jako ciekawostkę można dodać fakt, że kiedy potencjalny Klient wypełni brief na stronie:
http://moonworks.pl/brief.htm
to automatycznie w Universe tworzy się zadanie typu wycena i przypisuje do najmniej obciążonego zadaniami w danym sprincie Project Magangera.
Utworzenie automatyczne zadania w systemie pozwala w razie potrzeb konsultacji z developerem (niestandardowe funkcjonalności), przekazania zadania a w nim pytana do działu WebDev. Atutem takiego rozwiązania jest również zautomatyzowane wydzielenie opiekuna dla potencjalnego Klienta.
Funkcjonalność ta doskonale pokazuje, że nasz system można rozbudowywać według własnych potrzeb i upodobania.
A więc...
Podsumowując, Universe jest rozbudowanym narzędziem pozwalającym na zarządzanie Klientami i projektami, oraz pozwala monitorować pracę zespołów scrum'owych. Pozwala sprawdzać czas trwania poszczególnych zadań i etapów projektu, jak również monitorować ich rentowności. Pracując z Universe użytkownicy mogą w łatwy sposób prowadzić interakcje z Klientem budując historię kontaktu. Nasz system zdecydownaie usprawnia prace i świetnie sprawdza się w małych i średnich przedsiębiorstwach.
Chcesz wiedzieć więcej?
Skontaktuj się z nami i porozmawiaj!